Fünf Tipps für besseres Zeitmanagement

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Leider kann Ihre Zeit nicht verlängert werden. Aber mit den folgenden Maßnahmen, die weniger Zeit in Anspruch nehmen, können Sie Ihren Arbeitstag noch besser genießen.

Schieben Sie manche Dinge einfach auf

Zumindest was die elektronische Kommunikation betrifft. Wenn Sie eine E-Mail gelesen haben, ist es oft ratsam, sie sofort zu bearbeiten. Aber wenn Sie Ihre Antwort-E-Mail sofort senden, ist die Antwort bedrohlich: Nach kurzer Zeit erhalten Sie eine neue E-Mail vom gleichen Empfänger, mit neuen Fragen, Informationen, Arbeitsaufträgen. Wenn Sie keine Notfallreaktion erwarten, senden Sie sie später. In Outlook können Sie auch die späte Übertragung planen („Optionen, mehr Optionen“).

Sagen Sie mindestens einmal am Tag ânoâ.
„Nein, ich kenne meinen Kollegen nicht gut genug, um die Abschiedsrede zu halten. „Nein, ich bin sicher, es wäre besser, wenn Sie das direkt mit der Dame besprechen würden. Blinkt. Es reicht nicht aus zu berechnen, ob Sie Zeit für die Pflege anderer haben. Fragen Sie sich vor allem, wie viel Energie Sie dafür aufwenden müssen! Vermeiden Sie Energieräuber freundlich, aber entschlossen und ohne schlechtes Gewissen.

Erstellen einer To-Do Liste

Um mit ihren vielen Aktivitäten Schritt zu halten, erstellen viele eine Liste der Dinge, die sie am nächsten Tag tun müssen. Aber wissen Sie, was Sie heute von anderen erwarten? Eine Bestätigung des Termins, die Übermittlung von Informationen, das Ergebnis eines Auftrags, eine Lieferung, praktische Hilfe. Wenn die andere Person sich nicht bewegt, erhalten Sie einen schriftlichen Überblick und eine ständige Nachverfolgung. Denn wenn man wartet (weil man nicht gerne Druck auf andere ausübt), bedeutet das, dass Pünktlichkeit nicht zu ernst genommen werden sollte.

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Tägliche Ziele definieren

Nicht das, was Sie heute tun wollen (Frau Hastig anrufen, die Korrekturen am Text von Herrn Schreiber prüfen, die Zustimmung des Chefs einholen), sondern das, was Sie letztendlich freigeben wollen:’Schicken Sie die Broschüre an den Drucker, fertig zum Ausdrucken‘. Dies erleichtert es Ihnen, die richtigen Prioritäten für die auszuführenden Aufgaben zu setzen.

Folgen Sie der 2-Minuten-Regel.

Aufgaben, die weniger als 2 Minuten dauern, müssen sofort erledigt werden – der Produktivitätskurier David Allen empfiehlt. Typisch sind: eine kurze E-Mail beantworten, einen Termin vereinbaren, ein Dokument archivieren, die Druckerpatrone austauschen usw. Warum 2 Minuten? Das dauert länger und verhindert, dass Sie sich auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können. Wird dagegen nur eine Minuszeit unterbrochen, können Sie die Diskussion zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Viele (Telefon-)Anrufe können auch auf 2 Minuten begrenzt werden. Ich stimme mit den Kollegen, mit denen Sie im Interesse beider Seiten in ständigem Kontakt stehen, darin überein, dass Ihnen die übliche höfliche Katze („Warst du heute Morgen so nass?“) fehlt, wenn es um kurze Themen geht.